Ein durchgängiges Datenmodell für den intelligenten Betrieb

Die Bewirtschaftung von Immobilien erweist sich für Eigentümer und Portfoliomanager als zunehmende Herausforderung, mit fehlender Informationstransparenz und im Vergleich zur Dienstleistungsqualität hohen Administrationskosten. Die mit dem Betrieb von Liegenschaftsbeständen beauftragten Unternehmen klagen über die Mühen wiederkehrender Tätigkeiten ohne erkennbare Wertschöpfung, Fachkräftemangel, verblassende Berufsbilder und hohe Fluktuationsraten. Bei der Mieterschaft wiederum wächst das Misstrauen gegenüber anonymen, unsensibel agierenden Bewirtschaftern und einer auf Rendite ausgelegten Vorgehensweise.

Mit einer zielgerichteten Digitalisierung von Bewirtschaftungsprozessen und dem Fokus auf das Wesentliche liesse sich eine positive Veränderung herbeiführen. Einmal identifiziert, können viele repetitive Vorgänge vereinfacht, beschleunigt und automatisiert werden. Eine durchgängige digitale Informationskette bringt nicht nur praktische Vorteile für Mieterschaft und Hauswartung, sondern setzt auch zusätzliche Ressourcen in der Bewirtschaftung für wertstiftende Aufgaben frei.

Für die Verwaltung und ihre Auftraggeber – die Gebäudeeigentümer – dient die unmittelbare Datenverfügbarkeit als Grundlage für das Kostenmanagement und solide Investitionsentscheide im Portfolio. Allerdings: Was mittlerweile als technisch möglich gilt, ist noch keineswegs Standard. Den heute weitverbreiteten Bewirtschaftungsmodellen fehlt die Betriebs- und Datentransparenz. Ohne effizienten und anwenderfreundlichen Zugang zu kaufmännischen wie auch technischen Informationen fallen oft unnötig hohe Kosten beziehungsweise nicht wertschöpfende Aufgaben an. Mit dem geringen Digitalisierungsgrad und einer häufig zu stark ausgeprägten Verwaltungssicht geht zudem meist eine mangelhafte Dienstleistungsorientierung einher.

Betriebsthemen gelten in der Branche nach wie vor als zweitrangig. Dabei verlangt der Markt schon längst Modelle mit höherer Servicequalität und konsequenter Datendurchgängigkeit. Eine integrierte Datenwelt bildet das Fundament für smarte Prozesse und neue Organisationsmodelle im Betrieb von einzelnen Liegenschaften als auch ganzen Portfolios – jeweils entlang des gesamten Lebenszyklus der Gebäude. Vernetzt werden dabei die zahlreichen Akteure im Immobilienbetrieb mit ihren unterschiedlichen Bedürfnissen und Interessen: Bewohnende, Facility-Management, Handwerker und Fachspezialisten. Auch Property-Management, Asset-Management und Portfolio-Management profitieren von bruchlosen Datensätzen und integrierten Systemen für eine effiziente Zusammenarbeit und schnellen Informationszugriff.

Mit ihrem in den letzten beiden Jahren entwickelten Betriebsmodell «Smart Operation» setzt die Tend AG da an, wo die Hauptaufgaben der Immobilienbewirtschaftung liegen: bei den repetitiven Vorgängen. Letztere betragen rund drei Viertel aller Tätigkeiten im Property-Management. Aus einer Vielzahl einzelner, heterogener Datensilos, in denen Informationen oft mehrfach gesammelt und aufwendig gepflegt werden müssen, wird so eine schlanke Systemlösung, die Prozesse vereinfacht abbildet.

Nicht nur für die betriebliche Fleissarbeit verspricht «Smart Operation» eine bessere Datenqualität bei zugleich geringerem Aufwand. Die konsequente Zusammenführung aller relevanten technischen und finanziellen Informationen der Liegenschaften bringt auch konkrete Kostenvorteile. Die stets aktuell gehaltenen Daten lassen sich in der Software übersichtlich und in verständlicher Form darstellen. Durch den gemeinsamen Blick auf die gleichen Informationen entsteht eine hohe Transparenz für alle involvierten Personen und Ebenen. «Bewirtschaftungen müssen sich für die Zukunft rüsten, indem sie Prozesse vereinfachen, diese konsequent anwenden und mit übergreifenden Datenmodellen eine Basis schaffen für eine effektive Zusammenarbeit und neu gedachte Arbeitsteilungen», sagt Lukas Fuchs, Leiter FM Consulting und Property-Management bei Tend.

Ein Pilotprojekt in Zürich-Altstetten hat das Modell erfolgreich getestet. Bei der Wohnüberbauung Grimselhof, einem 2023 fertiggestellten Ersatzneubau des UBS-Fonds Sima, wurde von Beginn der Planung an eine umfassende Dokumentation mit Gebäudemodell sowie sämtlichen Objekt- und Betriebsdaten erstellt. Die Vermietung der Wohnungen erfolgte vollständig digital – mit Visualisierungen, virtuellen Besichtigungen, Onlinebewerbung, digitaler Unterschrift und Vertragsabschluss. Vor und nach dem Einzug stand der Mieterschaft ein digitaler Assistent zur Seite.

Auch die Bewirtschaftung selbst erreicht ein neues Serviceniveau. Sämtliche Mieteranliegen und betrieblichen Aufgaben lassen sich nun zentral über ein Servicecenter erfassen und zeitnah bearbeiten. Informationen an die Bewohnenden werden ebenso elektronisch übermittelt wie Reparaturaufträge an spezialisierte Firmen. Voraussetzung für diese digitalen Betriebslösungen ist die vorausschauende Integration der Gebäudedaten und -infrastruktur bereits in Planungs- und Bauphase. Mit passenden Anwendungen – etwa digitalen Zutrittssystemen oder intelligenten Verbrauchsmessungen – lassen sich Betriebsprozesse stark vereinfachen.

Auf dem Attisholz-Areal in Riedholz bei Solothurn – einem der grössten Entwicklungsareale der Region – werden diese Prinzipien bereits umgesetzt. Seit der Schliessung der Zellulosefabrik 2008 wird das Areal schrittweise umgenutzt, weiterentwickelt und ergänzt. Halter und Tend legen dort von Anfang an Planungs- und Datengrundlagen für einen durchgängigen digitalen Betrieb. Ähnliche Ansätze werden auch in Neubauprojekten wie Ruussegg in Emmenbrücke oder «Waldstadt im Pantli» bei Schaffhausen verfolgt.

Eigentümerschaften mit grossen Portfolios machen mit «Smart Operation» bereits positive Erfahrungen. UBS etwa plant, das Modell nach dem Grimselhof auf weitere Liegenschaften auszuweiten – etwa bei der Wohnüberbauung Younic in Dübendorf mit 228 Mietwohnungen, die noch 2025 bezogen werden sollen. Weitere Bestandesliegenschaften in Transformation sind bereits in Bearbeitung.
Für Eigentümer wie Branche gilt: Es lohnt sich. «Ein hoher Reifegrad in der Digitalisierung der Immobilienwirtschaft mit wirkungsvoll eingesetzten Lösungen leistet einen wichtigen Beitrag zum schlanken, aber qualitativ hochstehenden Betrieb jeder Liegenschaft», sagt Martin Ehrat, Leiter Digital Solutions bei Tend. Jederzeit verfügbare Markt-, Gebäude- und Betriebsdaten ermöglichen eine gezielte Optimierung der Betriebskosten, verbessern die Nachhaltigkeit und erhöhen die Zufriedenheit der Mieter.